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遠隔地でも安心・安全♪WEB会議のススメ

カテゴリー: IT・クラウド
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先月の末に記録的な大雪が日本列島を襲い、公共交通機関の大幅なダイヤの乱れや外出が困難になる地域も発生しました。
その際に、一部注目を集めた「WEB会議システム」について、今回はご紹介をさせて頂きます。

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WEB会議システムとは?

WEB会議システムとは、インターネットを通じて映像・音声のやり取りや資料共有などができるコミュニケーションツールです。
WEBカメラをPCに装着することにより、お互いの顔を見ながら会話をすることもできるので、まるで目の前にいるかのように遠隔地にいる人ともコミュニケーションを取ることが可能です。
また、画面共有機能があれば、お互いに同じ画面を確認しながら話すことも出来るので、遠隔地にクライアントがいる場合や地理的に離れて業務をおこなわれている場合は、特に活躍するツールといえます。

 

「WEB会議システム」のメリットとは?

WEB会議システムには大きく3つのメリットがあります。

1 出張費・出張に伴う移動時間の短縮
2 コミュニケーションの活性化
3 低コストで運用が可能

1 出張費・出張に伴う移動時間の短縮

WEB会議システムを導入することにより、訪問せずとも会議が可能なため交通費や宿泊費がゼロになります。
なおかつ、WEB会議システムであれば自宅や事務所からでも連絡できるため、顧問先様への移動時間もかかりません。
特に今月上旬のように大雪で交通機関が麻痺した場合などでも、時間を無駄にせず顧問先様とコミュニケーションができるので非常に便利です。

2 コミュニケーションの活性化

遠隔地の場合、対面コミュニケーションのために会いに行く機会も頻繁には取りにくいのが実情です。
しかしながら、WEB会議であれば遠隔地にいながら顔を見て会議や会話をすることができます。
そのため、地理的な制限を超えて、これまで考えられなったほどのコミュニケーションの活性化を実現することができます。

3 低コスト運用

従来主流だった「TV会議システム」と「WEB会議システム」の仕組みの違いがコストの差を生み出しています。

① 従来の「TV会議システム」
高品質を実現するために専用端末・専用線の完備が必要です。
そのため、決まった場所でしか利用できず、導入費用も高額になってしまい、手軽に導入できるものではないという難点があります。
また、専用端末・専用線という性質上、メンテナンスにも充分な配慮をしなければいけません。

② これからの「WEB会議システム」
クラウド会計と同様で、インターネット環境とPCさえあれば、いつでもどこでも利用が可能です。
また、専用端末・専用線も必要でないため、導入費用も低額で済ませることができます。
さらに、クラウドシステムという性質上、普段通りPCをメンテナンスすれば良いだけなので、気軽に導入することが可能です。

 

WEB会議の普及率は?

TechTarget Japanが実施した読者アンケートによれば、「ビデオ会議/Web会議システムの導入状況」は以下のとおりとのことです。

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(出典:TechTargetジャパン http://techtarget.itmedia.co.jp/tt/news/1202/15/news01.html)

なお、TechTargetJapanは「企業内のシステム担当者」を主な読者層としているため、アンケート回答者にはITに強い企業が多いものと考えられます。
そのため、上表の「WEB会議の普及率:40%超」は比較的高い水準になっているものとも予想されますが、少なくともWeb会議は最近2〜3年で物珍しいものではなくなったことは間違いありません。

 

まとめ

WEB会議システムにより、地理的制約から解放されて全国各地と頻度の高いコミュニケーションを維持できるようになります。
また、大雪などの災害時にも影響を受けずに業務をおこなうことができるので有効なツールであるといえます。

実際、当社(アカウンティング・サース・ジャパン)でもウェブ会議を用いてA-SaaS操作サポートなどをさせて頂いておりますが、
「今ご覧になっている画面の右下・・・、はい、そこをクリックして頂ければ大丈夫です!」といったやり取りが頻繁にされています。
クラウドだからこそ実現できる利便性を強く感じるこのシステム、ぜひ一度お試しされることをオススメします。

また、弊社「A-SaaS」にご興味のある税理士先生には、WEB会議システムを用いてご紹介させていただくことも可能です。
この機会にぜひ下記資料をダウンロードのうえ、お気軽にお問い合わせ下さい!

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