会計事務所 導入事例

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10年後の事務所経営を見据えてクラウド化を促進!
顧問先と事務所とで業務量全体を減らし高付加価値業務へ集中!

CASE33.税理士 小野保彦事務所 小野保彦先生 2017年6月13日 取材

所在地 神奈川県横浜市中区 A-SaaS ご導入時期 2011年4月
A-SaaS(エーサース)を活用して業務を効率化する会計事務所様の導入事例を紹介いたします。A-SaaS(エーサース)をご検討中の方、特にクラウドシステムに興味のある方、独立開業を目指している方、職場で多様な働き方を推進したい方はぜひご参考になさってください。

今回は、2013年1月にも取材させていただいた、神奈川県横浜市中区にある「税理士 小野保彦事務所」様に再取材いたしました。A-SaaS(エーサース)に全面移行する際のポイントやシステムの進化についてお話を伺いました。
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10年後の事務所経営を見据えてクラウド化を促進!
顧問先と事務所とで業務量全体を減らし高付加価値業務へ集中!

-- A-SaaS(エーサース)導入のきっかけを教えてください。
小野先生
研修会のメールを受けとったことがA-SaaS(エーサース)を知ったきっかけでした。クラウドに興味があったので、研修会に参加しました。そこで、事務所内にサーバーを置く必要のないA-SaaS(エーサース)の完全クラウドの仕組みを知りました。世間の流れがクラウド化に向かっていると感じていましたので、導入することを決めました。

私が開業した20数年前は、オフコン(※オフィスコンピュータ)と呼ばれるものが、会計事務所で広く使われていました。私も開業前に勤めていた事務所ではまだオフコンを使用していました。当時は、ようやくパソコンで使える会計ソフトがぽつぽつと出始めたころでした。私は保守的なところもありますが、これからはパソコンで仕事をするのが当たり前になると感じていたので、開業するときにはパソコンで使える税務・会計ソフトを使い始めました。その時とおなじように、これからは税務システムもクラウドが当たり前になると感じたため、A-SaaS(エーサース)の導入を決めたわけです。
--前回(2013年1月)に取材させていただいた際は、A-SaaS(エーサース)への移行作業中とのことでしたが、現在の利用状況を教えていただけますか。
現在は、ごく一部の例外を除いた、全ての顧問先に関してA-SaaS(エーサース)を利用しています。ごく一部の例外というのは、親会社が他ベンダーのシステムを利用していて、立場上A-SaaS(エーサース)を利用できないケースです。

前回の取材を受けた時期には、新規の顧問先にだけA-SaaS(エーサース)を導入する方針にしていました。取材の少し後くらいから、既存の顧問先に対してもA-SaaS(エーサース)を導入する方針に切り替えました。だいたい2年ほどかけて全面移行を完了したことになりますね。

前年データなどを確認するために、しばらくは以前のシステムも残していました。数回は契約更新をしましたが、今年の春には契約更新をお断りし、完全にA-SaaS(エーサース)に切り替えることができました。
--全面移行にあたり顧問先や職員から抵抗などはありましたか?また、全面移行できたポイントがあれば教えてください。
顧問先からの抵抗感を感じたということは、そんなにはありません。もちろん、細かいことまで挙げれば、無くはありませんが。やはり慣れているシステムからの移行となると、操作面で影響があります。「あの機能が無い」といった細かい指摘を受けることはありました。しかし、システムを利用できる端末に制限が無かったり、自宅でも利用できるという点については、経営者にとって大きなメリットになります。顧問先にはわりとすんなりと受け入れてもらうことができたと感じています。

顧問先に比べ、職員からの抵抗感は強かったなと思います。以前に利用していたシステムは開発から何十年も経っていましたので、すでに完成されており安定もしていました。しかも、開業以来ずっと使い続けていましたので職員も操作に慣れていました。それに対して、当時のA-SaaS(エーサース)は、リリースされてから日も浅く、システムが安定していたとは言えません。クラウドということもあり、ひとつの項目を入力してから一拍置いて次を入力するという操作感や、画面切替に時間がかかるなどのレスポンス面での不便さがありました。私は煙草を吸わないのですが、「画面を開くまでに一服できちゃうよね」なんて冗談を言う職員もいたくらいです。

クラウドによるメリットは十分にありましたが、システムに慣れていないこともあり、どうしてもデメリットに目が向いてしまっていたと思います。おまけに、導入当初はサーバーが止まってしまうこともあり、一時期は「本当にA-SaaS(エーサース)で全面的にやっていくんですか?」という意見が職員から上がるほどでした。

「以前利用していたシステムの方が良い」という声が職員から寄せられるのは、私の事務所に限ったことではないと思います。事務所の職員はやはり、その日、その月にやらなければいけないことを抱えています。どうしても目の前のことを効率的に、確実に処理することを前提に考えてしまいます。

「短期的な局面では困難を伴うかもしれないが、後退するわけにはいかないんだよ」という話は、何度も職員にした記憶があります。「今はレスポンスが悪かったり、機能が不足しているところも多い。それでも、今後はクラウドを活用した仕事の仕方や、銀行口座やカードとの連携といったFintech(フィンテック)を活用したサービスが税理士業界でも主流になってくるはずだ。目先のことだけでなく、5年後、10年後の事務所のことを考えてほしい」ということを伝え続けました。A-SaaS(エーサース)さんが足組んでサボっているなら別ですけれど、全国の会計事務所に背中を叩かれて頑張っているので、システムの問題も絶対に解消されると思っていました。みなさんが頑張ってくれたおかげで、その通りになりました。職員にも面目を立てられて良かったですね(笑)。
-- A-SaaS(エーサース)を導入したことで感じているメリットを教えてください。
小野先生 やはりクラウド型という点で、顧問先とのやりとりがリアルタイムになったことが一番大きなメリットですね。自社で会計処理を行っていただいている顧問先からは、システムの使い方や会計処理の方法について問い合わせを受けることがあります。電話で問い合わせを受けた際に、同じ画面を見ながら操作方法や処理方法を説明することができるので便利です。事務所側で仕訳データを一本入力してあげて、「同じように残りの仕訳も入力してみて下さい」とお伝えすれば、顧問先にもすんなりと理解してもらえます。顧問先からは喜ばれますし、事務所側としても効率的に対応することが可能です。

以前のシステムだと、どうしてもデータのやり取りが必要になります。電話で話を聞いた後に、仕訳データを作成して顧問先に送ります。それを取り込んでもらってから再度電話をして説明しなければいけません。今と比べると、やはり二手間も三手間もかかってしまいます。

場所にこだわりなく利用できることもメリットです。事務所側ではそんなに頻繁にというわけではありませんが、自宅や外出先で利用できる、というのは特に顧問先にとても喜ばれます。小規模の事業者ですと、経理は経営者の奥様が担当されていることが多いです。会社で経理処理を行うだけでなく、自宅でも同じようにデータ入力ができるというのは非常に助かるとよく言われます。

自計化している顧問先についても、会計事務所にリアルタイムに確認してもらえる、という安心感を持ってもらえているようです。事務所で作成したExcelの出納帳で現金管理してもらっていた顧問先にも自計化を勧めやすくなりました。Excelだと、顧問先に誤って関数を崩されてしまったり、事務所側で再度入力する必要がありました。

自分の入力した仕訳が試算表に反映される様子を目にすることで、「ここで入力したものがこういうところに反映されるのか」「会計事務所さんにやってもらっていたことが少しわかるようになりました」というお声をいただくこともあります。ブラックボックスになっていた部分が見えるようになったことで、紙で試算表などを持って行って説明するときにも真剣に話を聞いてもらえるようになりました。数字面から経営を見る目が養われるようで、顧問先にも喜んでいただけるケースが多いです。

これまで顧問先でExcelに記録して、事務所側で再度入力する、というように二度手間でやっていたデータ入力を1回で済ませることができるようになりました。しかも、顧問先にメリットを感じてもらいながら、最終的に業務量を減らすことができたというのは、クラウドの最大のメリットを享受できたと感じています。

事務所としては、削減できた業務時間を活かして、顧問先に他のサービスを提供できるようにしていきたいです。業界平均の経営指標から見た経営アドバイスなど、より付加価値の高いサービスを提供していくのが今後の課題だと考えています。
-- この4年間でのA-SaaS(エーサース)の進化について感じていることを教えてください。
率直に、「安定してきたな」というのが一番に思うところですね。何年か前までは、月末や確定申告の時期には「止まったらどうしよう」という不安を絶えず抱えていました。頭痛持ちの人が、大事な用事があるときに「頭痛になったらどうしよう」と思うこと自体がストレスになります。それと同じようなストレスをやはり感じていましたね。以前は、アクセスが集中する時期などは、動きが悪くなることを見越してスケジュールを組んでいたほどですから。

しかし、例えば今年の3月なんかは、誰もそんな心配なんてしなかったんじゃないかと思いますね。それくらいシステムの安定性は向上しています。現在はストレスからも解放されてA-SaaS(エーサース)を利用しています。システムに関しては素人な私が見ても、ここまでをクラウドで実現するのは大変なことだったろうなと思いますね。
-- A-SaaS(エーサース)の導入を考えている先生に、メッセージやアドバイスをお願いします。
我々の仕事を考えると、一番大事にしたいのは安定感だと思います。バシバシ商品を売るような仕事とは対極になります。道具が安定していないと、仕事でも安定感を保つのは難しくなります。

クラウドやA-SaaS(エーサース)について、安定性に不安を感じて導入に踏み切れない人や、昔にA-SaaS(エーサース)を使ってみたけどダメだったと思う人に対しては、「いやいや、安定性に関しては不安に思う必要はもうないですよ」と伝えてあげたいですね。昔からある非クラウド型の会計ソフトと遜色ないほどの高いレベルに来ていると我々は思っています。

「クラウドだと情報漏洩が心配だ…」という声も未だに耳にすることがあります。クラウド型でない場合、自分たちで曜日ごとにCD-Rを分けてバックアップを取ります。そのCD-Rは自宅に持って帰るわけにも行かないので、事務所に保管されているケースがほとんどです。事務所が震災や強盗にでも襲われたら守りようがありません。実際にそういった災害に見舞われた知り合いの先生が「一部の顧問先だけではなく、すべてA-SaaS(エーサース)に切り替えておけば良かった」と嘆いていたのを聞いたこともあります。そう考えると、物理的にも厳重にセキュリティ管理がされているデータセンターに保管する方がよっぽど安心だと思います。

これから開業される人なんかは、ぜひ利用してみてほしいですね。「クラウドシステムを使っている」というのは、顧問先に対してもウリになると思います。新しい顧問先が私の事務所に決めてくれる際に、クラウドシステムを利用していることを理由に決断してくれることが多々ありますから。

あとは、パートタイムで働く人たちには、在宅で勤務してもらうことが可能になります。個人情報流出の防止やセキュリティの問題等、解決しなければならない点もありますが、小さなお子さんをお持ちの方など、勤務時間や通勤に制限のあるスタッフを抱えている事務所にもお薦めだと思います。私の事務所にも遠くから通勤してもらっている職員がいます。通勤時間については職員に給料は出ませんし、事務所側は交通費を負担しなくてはなりません。そういったものを無くしていければ、双方にとってメリットになります。職員の勤務形態を柔軟にし、働きやすい職場環境を整備することもできると思います。

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小野先生

本当の意味で関与先企業の立場に立ち、一緒になって精一杯努力します!

税理士 小野保彦事務所では、一般企業出身の税理士が顧問先様の立場に立ってのご指導、ご相談を第一に、顧問先様の発展に全力を尽くしてまいります。サービスを提供するにあたり 「本当の意味で関与先企業の立場に立ち、一緒になって精一杯努力する。」 当たり前のようですが、当事務所が最も大切にしている基本姿勢です。
[ 取材日 ]2017年6月13日
事務所名 税理士 小野保彦事務所 代表者名 小野 保彦
所在地 神奈川県横浜市中区 A-SaaS導入時期 2011年4月
事務所規模 9名 WEBサイト http://onokaikei.net/
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