税理士のためのクラウド税務・会計・給与システム

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これまでのデータ交換は危険!クラウドストレージが税理士事務所のリスクを低減

カテゴリー: IT・クラウド
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重要なファイルを添付したメールの誤送信や、パソコン本体・USBメモリ損壊によって、データが消えてしまったという経験が過去にあるという方は多いのではないでしょうか。

今回は、パソコン本体でデータ保管・送受信をするよりも、安全・便利に利用できると言われている「クラウドストレージ」について、
最近普及しつつある理由は何か、また税理士とその顧問先企業にとってどのように活用できるか、時短解説でお送りします。
Businesswoman considering a brainstorm in cloudy desert setting

(1)「クラウドストレージサービス」とは何か?

オンラインストレージと呼ばれることも多いのですが、インターネット経由でサーバー上の記憶領域を貸し出すサービスのことです。

ハードディスクと同じように、ファイルのコピーや削除をインターネット環境を通じておこなうことが可能で、税理士事務所と顧問先企業、あるいは税理士事務所内でのデータのやりとりやファイルの保管に活用することができます。

クラウドストレージの普及率は、「平成27年版 情報通信白書」にて以下のように確認することができます。

ア 国内におけるクラウドサービスの利用状況
●クラウドサービスを利用している企業の割合は平成25年末から上昇
一部でもクラウドサービスを利用していると回答した企業の割合は38.7%であり、平成25年末の33.1%から5.7ポイント上昇している。産業別にみると「金融・保険業」が6割近く、資本金規模別では、資本金50億円以上企業では7割を超えている。

イ クラウドサービスの利用内訳
●利用しているサービスは「ファイル保管・データ共有」が最も多い
利用しているサービスをみると、「ファイル保管・データ共有」が46.3%と最も高く、次いで「電子メール」(44.4%)、「サーバー利用」(39.9%)となっている。

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(出典)総務省「平成27年版 情報通信白書

このように、クラウドサービスの普及率は年々上昇しており、国内事業者にとっても一般的なものになってきています。
また、設備投資へのやシステム構築の知識がなくても導入が可能なため、予算制約のある中小企業や小規模企業にとって導入のメリットが大きいことも近年の爆発的な普及を支えているといえるでしょう。

(2)データ交換は「これまで通り」の方法では危険!

パソコン本体にデータを蓄積して、必要時にメールでやり取りする方法には、4つのリスク・コストが伴ってきます。

1 データの誤送信
顧問先企業の財務・税務データを添付していた場合は取り返しのつかないことなってしまいます。
人間である以上は「うっかりミス」によって誤送信をしてしまう可能性をゼロにすることは不可能ですので、根本的に解決を図らなければいけません。

2 ウイルス感染
不明な送り先のメールを開封してしまったことによって、ウイルス感染してしまうというケースも要注意です。
日々の報道でも取り上げられているように、税理士先生だけが注意することでは足りず、他の職員の方がウイルス感染すると事務所全体に影響を及ぼす可能性もあります。

3 紛失・クラッシュによるデータ損壊
USBメモリにデータを蓄積している場合は、当然のことながら紛失をしてしまうと、もう二度とデータ復活することはできません。
また、「パソコン本体が故障してしまって、データが開けなくなってしまった」という事故は、誰しも経験されたことがあるのではないでしょうか・・・。

4 システム的&人的コスト
これらのリスクを抑えるために、新たなシステム構築コストや人的コストが発生してきます。
(例えば、パソコン本体から定期的にバックアップをとってデータ保全を図るなど・・・)
管理に余計なコストを割けない中小企業にとっては、悩ましい問題になってきます。

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(3)クラウドストレージのメリット&デメリット

クラウドストレージ利用の最も大きなメリットは、上記(2)で取り上げたコスト&リスクの低減化が図られることです。

あらかじめ構築したクラウド上の特定フォルダに同期することにより、データ送信・共有ができるため、関係者以外へ誤送信をするリスクがなく、ウイルス感染に関しても高セキュリティ環境でデータのやり取りをすることから感染の恐れも低減できます。
また、データはクラウド上に安全に保管されていることから、パソコンがクラッシュしたとしてもデータ損壊を心配する必要もありません。

また、IT投資に多くのコストをかけられない中小企業にとって、システム構築を自社でおこなうのは大変ですが、クラウドストレージはクラウド専門業者が運用していることから「システム的・人的コスト」も低く抑えることができます。

さらに、物理環境にとらわれないのはクラウドの強みであり、どのパソコンからもデータを確認することができる「安全・便利なデータの一元管理」を実現することができます。

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一方、デメリットとしてはネットワークスピードに依存してしまうことが挙げられます。
すなわち、「クラウドストレージ」サービスがインターネットを介して利用するため、その操作感はネットワーク環境に強く影響されます。
ただし、近年では”100MB/秒”といった高速回線(光回線&4G回線など)が普及しており、さほど日頃から気にする問題にはなりにくいものと考えられます。

また、もう一つのデメリットとしてデータ量が膨大となるケースには不向きという特徴もあります。
これは多くのクラウドストレージサービスで従量基準の課金体系となっていることに起因するもので、たとえば巨大企業でクラウドストレージサービスを導入した場合、データ蓄積量によってはかえってコスト増になってしまう場合があります。この辺りについても、データ保管・共有の程度を加味して導入を検討する必要がでてきます。

(4)まとめ

クラウドストレージサービスを利用することで、従来のデータ管理で背負っていたリスク&コストを低減することが期待されます。
特に多くの中小企業とお付き合いのある税理士事務所にとって、クラウドストレージは高額な設備投資を抑えることができ、運用の手間も低減できることから今後さらなる普及が期待されています。

 

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